Minangka majikan, penting kanggo nyimpen data karyawan kanthi bener. Kanthi mengkono, sampeyan kudu nyimpen cathetan personel babagan data pribadhi karyawan. Nalika nyimpen data kasebut, Peraturan Perlindungan Data Umum (AVG) Undhang-undhang Privasi lan Peraturan Perlindhungan Data Umum (UAVG) Implementasi kudu digatekake. AVG ngetrapake kewajiban marang majikan sing ana hubungane karo pangolahan data pribadhi. Liwat dhaptar mriksa iki, sampeyan bakal ngerti apa file personel sampeyan tundhuk karo syarat kasebut.
- Data apa sing bisa diproses ing file personel?
Aturan utama sing ditindakake yaiku mung data sing dibutuhake kanggo file personel sing bisa kalebu: kinerja kontrak kerja sing tepat karo karyawan.
Ing kasus apa wae, data pribadhi 'biasa' bakal disimpen kayata:
- Jeneng;
- Alamat;
- Tanggal lair;
- Salinan paspor / kertu identitas;
- nomer BSN
- Kontrak kerja sing ditandatangani kalebu syarat lan kahanan kerja lan lampiran;
- Data kinerja lan pangembangan karyawan, kayata laporan penilaian.
Pengusaha bisa milih kanggo nggedhekake file personel kanggo nyakup data liyane kayata cathetan pribadi majikan, cathetan absen, keluhan, peringatan, cathetan wawancara lan liya-liyane.
Minangka juragan, iku penting kanggo nganyari data iki ajeg kanggo nguber bener lan akurasi ing hubungan kanggo wektu penylametan legal.
- Kapan data pribadhi 'biasa' bisa diproses ing file personel?
Majikan kudu nimbang kapan lan apa data pribadhi 'biasa' bisa disimpen ing file personel. Ing Artikel 6 AVG, majikan bisa nyimpen data pribadhi 'biasa' ing file personel liwat 6 alasan. Alasan kasebut kalebu:
- Pegawe wis menehi idin kanggo proses kasebut;
- Processing perlu kanggo eksekusi persetujuan karyawan (employment);
- Proses kasebut perlu amarga ana kewajiban hukum sing ditindakake dening majikan (kayata mbayar pajak lan kontribusi);
- Processing perlu kanggo nglindhungi kapentingan penting saka pegawe utawa wong alam liyane (conto muter nalika bebaya akut wis cedhak nanging pegawe mental ora bisa menehi idin);
- Pangolahan perlu kanggo kapentingan umum / ketertiban umum;
- Processing perlu kanggo gawe marem kapentingan sah saka juragan utawa pihak katelu (kajaba yen kapentingan pegawe ngluwihi kapentingan sah saka juragan).
- Data apa sing ora kudu diproses ing file personel?
Saliyane data 'normal' sing kalebu ing file kasebut, ana uga data sing (biasane) ora kudu dilebokake amarga sifate sensitif. Iki minangka data 'khusus' lan kalebu:
- Kapercayan;
- Orientasi seksual;
- Ras utawa etnis;
- Data medis (kalebu nalika diwenehake kanthi sukarela dening karyawan).
Data 'Khusus' mung bisa disimpen ing AVG ing 10 pangecualian. 3 pengecualian utama yaiku:
- Pegawe wis menehi idin sing jelas kanggo proses kasebut;
- Sampeyan ngolah data pribadhi sing diungkapake dening karyawan kasebut kanthi sengaja;
- Pangolahan kasebut perlu kanggo kepentingan umum sing utama (basis hukum Walanda dibutuhake kanggo njaluk iki).
- Langkah-langkah keamanan file personel
Sapa sing diijini ndeleng file personel?
File personel mung bisa dideleng dening wong sing perlu akses kanggo nindakake pakaryan. Wong-wong iki kalebu, contone, majikan lan karyawan departemen HR. Pegawe dhewe uga nduweni hak kanggo ndeleng file personel lan ngowahi informasi sing salah.
Syarat keamanan kanggo file
Kajaba iku, penting kanggo nggatekake manawa AVG ngetrapake syarat kanggo panyimpenan digital utawa kertas file personel. Minangka majikan, sampeyan kudu njupuk langkah kanggo nglindhungi privasi karyawan. File kasebut kudu direksa saka cybercrime, akses ora sah, modifikasi utawa pambusakan.
- Periode panyimpenan file Staff
AVG nyatakake yen data pribadhi bisa disimpen sajrone wektu winates. Sawetara data tundhuk periode retensi miturut ukum. Kanggo data liyane, juragan kudu nyetel watesan wektu kanggo mbusak utawa review periodik akurasi data. AVG nyatakake yen langkah-langkah sing wajar kudu ditindakake kanggo mesthekake yen data sing ora akurat disimpen ing file.
Pengin ngerti luwih lengkap babagan periode retensi file staf? Banjur maca blog kita periode penylametan file karyawan.
Apa file personel sampeyan cocog karo syarat ing ndhuwur? Banjur kemungkinan iku AVG cecek.
Yen, sawise maca blog iki, sampeyan isih duwe pitakonan babagan file personel utawa babagan AVG, hubungi kita. kita pengacara pegawean bakal seneng mbantu sampeyan!